Nicht ausreichender Geschäftsbetrieb für die Kommunalbetriebe Ellerau (KBE)

Biogasanlage der Kommunalbetriebe Ellerau (KBE)

Eine glatte “6” erteilen Prüfer des Gemeindeprüfungsamtes in ihrem Prüfbericht den Kommunalbetrieben Ellerau (KBE):  “Es sei im Prüfungszeitraum nicht gelungen, eine marktübliche Verzinsung des Eigenkapitals zu erwirtschaften. Dies gelte für jede Sparte des Unternehmens.”

Die Kommunalaufsicht hatte schon mit Schreiben vom 15.01.2013 empfohlen, die Wiedereingliederung von Kommunalunternehmen zu prüfen. Geprüft wurden die Bereiche Wasserversorgung, Wärmeversorgung, Biogasanlage, Schmutzwasserentsorgung, Bauhof, Regenwasserentsorgung, Freibad.

Im Einzelnen erstreckte sich die Prüfung über den Dienstbetrieb, Allgemeine Dienst- und Geschäftsanweisung, Dienst- und Geschäftsverteilungsplan, Organisationsgrundlagen, Organisationsunterlagen, Aktenplan, Informationstechnik mit Datenschutz und Datensicherheit, Ausschreibung- und Vergabeordnung sowie Risikomanagement mit Sicherheits- und Notfallkonzepten.

In allen Bereichen wurden erhebliche Mängel festgestellt

Ferner wurde das interne Kontrollsystem geprüft, Einhaltung von Rechtsvorschriften, Verfahrensverzeichnisse, Errichtungs- und Organisationssatzung. In allen Bereichen wurden erhebliche Mängel festgestellt. Der Prüfungszeitraum umfasste sieben Jahre (2007 bis 2013). Unabhängig davon wurde festgelegt, die Prüfung in einzelnen Feldern auch bis in das laufende Wirtschaftsjahr vorzunehmen.

In dem über 200 Seiten umfassenden Bericht sind unzählige Verfehlungen aufgeführt bis hin zu ungesetzlichem Verhalten. An der Spitze der KBE steht seit 01.07.2011 Bürgermeister Eckart Urban (SPD). Für die Dauer von 3 Jahren wurde Urban vom Verwaltungsrat der KBE zum alleinigen Vorstand bestellt. Für 3 weitere Jahre, bis zum 30.06.2017, hat der Verwaltungsrat am 03.04.2014 die Bestellung von Herrn Urban zum alleinvertretungsberechtigten Vorstand erneut beschlossen. Seit 01.07.2014 zahlen die KBE Herrn Urban im Rahmen eines von den Prüfern beanstandeten Dienstleistungsvertrages ein Stundenhonorar von 125,00 EUR, maximal 25.000 EUR im Jahr.

Den Verwaltungsrat bilden sieben Mitglieder mit jeweiligen Vertretern, die von der Gemeindevertretung der Gemeinde für die Dauer von 5 Jahren gewählt werden. Dies sind derzeit: Jens Bollmann, Helmut Wirtz, Hans-Hermann Gerdau, Helmut Schild (stellv. Vors.), Dr. Heiner Hahn, Rainer Schultheis (Vorsitzender), Jörg Jessen. Stellvertreter(in) sind Joachim Wehner, Jens Gabriel, Wolfgang Schildknecht, Claudia Hansen, Carsten Hahn, Johannes Gültzow, Nicolas Streker.0,

Aufwandsentschädigung des ehrenamtlicher Bürgermeisters mit Aufwand KBE und Beraterstunden bei KBE

Der Verwaltungsrat wählt aus seiner Mitte eine Vorsitzende/einen Vorsitzenden und eine Vertreterin/einen Vertreter. Die Verwaltungsratsvorsitzenden im Prüfungszeitraum waren vom 01.07.2006 – 07.10.2010 Herr Bernd Exler, vom 09.11.2010 bis heute Herr Rainer Schultheis.

Der Bericht über die Ordnungsprüfung bei den Kommunalbetrieben Ellerau für die Jahre 2007- 2013 ist vom Bürgermeister Ende Juli 2015 über das Internet für öffentlich erklärt worden.

Es wurden sieben Wirtschaftsjahren (2007 – 2013) geprüft. Unabhängig davon hatte das Gemeindeprüfungsamt festgelegt, die Prüfung in einzelnen Prüffeldern auch bis in das laufende Wirtschaftsjahr zu erstrecken. Das Stammkapital betrug ab dem 01.07.2006 zunächst 50.000 € und seit dem 01.01.2007 unverändert 1.000.000 €.

Im Rahmen der Organisationsprüfung gelangte das Gemeindeprüfungsamt zu der Auffassung, dass die bestehenden Organisationsgrundlagen der KBE nicht ausreichend sind. Der Dienstbetrieb ist vom Erfahrungswissen der vorhandenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter abhängig. Es fehlen zur Sicherstellung eines geordneten Dienstbetriebs Dienst- und Geschäftsanweisung, Dienst- und Geschäftsverteilungsplan, Aktenplan und Ausschreibungs- und Vergabeordnung. Daneben werden ein Risikomanagement mit Sicherheits- und Notfallkonzepten und ein umfassendes internes Kontrollsystem empfohlen.

Im Einzelnen: Der ordnungsgemäße Einsatz der Informationstechnik (IKT) konnte nicht nachgewiesen werden. Dies betrifft den Datenschutz und auch die Datensicherheit. Die Rechtsvorschriften des Landesdatenschutzgesetzes und der Datenschutzverordnung wurden nicht ausreichend beachtet. So haben die KBE Verfahrensverzeichnisse zu erstellen. Verfahrensdokumentationen und Geräteverzeichnisse liegen nicht vor. Daneben müssen zahlreiche Regelungen geschaffen und fortgeschrieben werden. Dazu gehören Dokumentation von Sicherheitsmaßnahmen, Sicherheitskonzept, Regelung von Zugriffsrechten und Passwörtern und insbesondere der Erlass einer IT-Dienstanweisung. Vergaberechtliche Vorschriften bei der Beschaffung von Informationstechnik wurden nicht beachtet.

Vergaberechtliche Bestimmungen wurden in hohem Maße nicht ausreichend beachtet. Es wurde mehrfach gegen Vergabeordnungen verstoßen. Für Auftragsvergaben hätte der Verwaltungsrat entscheiden müssen. Von den Vorschriften bei der freihändigen Vergabe von öffentlichen Ausschreibungen wurde abgewichen. Das Vorliegen eines Ausnahmetatbestandes war nicht dokumentiert. Bei Vergabe der Anschlüsse der Altenwohnanlage sowie der Mehrfamilienhäuser und des Eckhauses am Steindamm an die Wärmeversorgung wurde das Gebot eines Bieters begünstigt. Dies führte bei der Abrechnung zu deutlichen Überschreitungen der Auftragssummen von bis zu 36 %. Die Leistungsbeschreibung war völlig unzureichend. Diesem Bieter wurde ein erheblicher Wettbewerbsvorteil eingeräumt.

Weiterhin wurden fehlerhafte aber akzeptierter Erhöhungen von Pauschalpreisen und überhöhter und ebenfalls akzeptierter Abrechnung von Bedarfspositionen festgestellt. Es wurde eine überhöhte Abschlagszahlung an den Auftragnehmer geleistet, die zu einer deutlichen Überzahlung führte. Aufgaben der Rechnungsprüfung wurden nicht ausreichend geleistet.

Bereits mit Schreiben vom 15.01.2013  wurde von der Kommunalaufsicht der Haushaltsplan für das Haushaltsjahr 2013 nur mit folgenden Hinweisen genehmigt:

a) Das Innenministerium empfiehlt, die Wiedereingliederung von Kommunalunternehmen zu prüfen.
b) Die Wirtschaftspläne und die neuesten Jahresabschlüsse der Kommunalunternehmen sollen dem Haushaltsplan der Gemeinde als Anlage beigefügt werden.
c) Für 2013 ist ein Verlustausgleich für die KBE vorgesehen. Beteiligungen und Ausgliederungen sollen grundsätzlich durch Gewinnabführungen zur gemeindlichen Haushaltskonsolidierung beitragen.
d) Gegenüber dem Vorjahr wird der Personalbestand erheblich ausgeweitet, was zukünftig zu einer erheblichen Steigerung der Personalkosten führt. Der Personalbedarf ist daher regelmäßig zu überprüfen.

Siehe auch: Wer soll das bezahlen